Mỗi ngày trong kinh doanh là một chuỗi các cuộc đàm phán, dù bạn có nhận ra hay không. Đàm phán điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp, thương lượng ngân sách với cấp trên, thuyết phục đội ngũ về một hướng đi mới, thỏa thuận mức giá với khách hàng hay giải quyết xung đột giữa các bộ phận, tất cả đều là những hình thức đàm phán khác nhau đòi hỏi cùng một bộ kỹ năng cốt lõi.
Điều thú vị là hầu hết mọi người đều nghĩ rằng đàm phán là kỹ năng thiên bẩm, rằng người giỏi đàm phán là người sinh ra đã có tài ăn nói hoặc đủ cứng rắn để không nhượng bộ. Thực tế hoàn toàn ngược lại: đàm phán hiệu quả là kỹ năng có thể học, có nguyên tắc rõ ràng và được thực hành tốt nhất bởi những người hiểu sâu về tâm lý con người hơn là những người chỉ biết cứng đầu.
Hiểu đúng về đàm phán trong kinh doanh hiện đại
Đàm phán là quá trình trao đổi giữa hai hay nhiều bên có lợi ích khác nhau nhằm đạt được thỏa thuận chung có thể chấp nhận được. Đây là định nghĩa cơ bản nhưng từ khóa quan trọng nhất trong đó là chấp nhận được, không phải là lý tưởng nhất cho bất kỳ bên nào.
Nhưng quan niệm hiện đại về đàm phán trong kinh doanh đã vượt ra ngoài việc tìm điểm chấp nhận được. Thay vì nhìn đàm phán như một cuộc chiến mà một bên thắng và một bên thua, cách tiếp cận được chứng minh hiệu quả nhất về lâu dài là tìm kiếm những thỏa thuận tạo ra giá trị cho tất cả các bên, còn gọi là đàm phán Win-Win hay đàm phán dựa trên lợi ích. Lý do rất thực tế: trong kinh doanh, bạn thường phải gặp lại đối tác đàm phán nhiều lần trong tương lai, và thỏa thuận mà một bên cảm thấy bị ép buộc sẽ dẫn đến mối quan hệ kém hiệu quả, thực thi miễn cưỡng và không bền vững trong dài hạn.
Sự khác biệt quan trọng giữa lập trường và lợi ích
Đây là khái niệm quan trọng nhất trong đàm phán hiện đại và là nền tảng để hiểu tại sao nhiều cuộc đàm phán tưởng chừng bế tắc lại có thể được giải quyết một cách sáng tạo.
Lập trường là điều bạn tuyên bố muốn, điều bạn đặt lên bàn đàm phán công khai. Lợi ích là lý do tại sao bạn muốn điều đó, nhu cầu thực sự ẩn sau lập trường bề mặt. Trong hầu hết các cuộc đàm phán thất bại, cả hai bên đều tập trung vào lập trường của nhau và cố gắng thuyết phục đối phương thay đổi lập trường đó, dẫn đến bế tắc. Khi hai người cùng muốn một thứ duy nhất và cả hai đều nói không nhượng bộ, không có giải pháp nào khả thi.
Nhưng khi tìm hiểu sâu hơn về lợi ích thực sự ẩn sau mỗi lập trường, thường xuất hiện những khoảng không gian sáng tạo mà không ai nhìn thấy khi chỉ nhìn vào bề mặt. Hai bộ phận đang tranh giành cùng một nhân viên giỏi có thể tìm ra giải pháp chia sẻ thời gian khi cả hai đều hiểu rõ mình thực sự cần gì từ người đó. Khách hàng đòi giảm giá 20 phần trăm có thể thực sự cần đảm bảo dòng tiền trong quý này hơn là cần mức giá thấp nhất tuyệt đối, và khi hiểu được điều đó, người bán có thể đề xuất giải pháp thanh toán linh hoạt thay vì chỉ tập trung vào cuộc chiến về con số.
Năm nguyên tắc đàm phán Win-Win trong kinh doanh
Đàm phán Win-Win không phải là sự nhượng bộ lẫn nhau hay tìm điểm giữa của hai lập trường đối lập mà là tư duy mở rộng miếng bánh trước khi chia, tức là tìm cách tạo ra thêm giá trị cho tất cả các bên thay vì chỉ tranh giành cái đã có sẵn. Dưới đây là năm nguyên tắc cốt lõi để thực hiện điều đó.
- Nguyên tắc thứ nhất là tách con người ra khỏi vấn đề. Trong đàm phán, cảm xúc và bản ngã thường xen vào và biến bất đồng về lợi ích kinh tế thành xung đột cá nhân. Nhà đàm phán giỏi duy trì thái độ tôn trọng và thiện chí với người ngồi đối diện trong khi vẫn kiên định với lợi ích của mình. Điều này không phải là giả tạo mà là thực tế: người bạn đang đàm phán hôm nay có thể là đối tác quan trọng của bạn trong tương lai.
- Nguyên tắc thứ hai là tập trung vào lợi ích, không phải lập trường. Như đã phân tích ở phần trên, đây là chìa khóa để mở ra những giải pháp sáng tạo mà đàm phán theo kiểu mặc cả lập trường không bao giờ có thể tìm thấy.
- Nguyên tắc thứ ba là tạo ra nhiều lựa chọn trước khi quyết định. Thay vì đến bàn đàm phán với một đề xuất duy nhất và cố gắng thuyết phục đối phương chấp nhận nó, hãy chuẩn bị nhiều phương án khác nhau phản ánh những cách kết hợp khác nhau của các lợi ích của cả hai bên. Điều này tạo ra sự linh hoạt và thường dẫn đến những giải pháp sáng tạo mà không bên nào nghĩ đến trước khi ngồi vào bàn.
- Nguyên tắc thứ tư là sử dụng tiêu chí khách quan. Khi có bất đồng về một vấn đề cụ thể như mức giá hay điều khoản hợp đồng, hãy cố gắng đưa cuộc thảo luận về những tiêu chí khách quan, có thể kiểm chứng được thay vì chỉ dựa vào ý chí của hai bên. Giá thị trường, tiêu chuẩn ngành, án lệ từ các hợp đồng tương tự trước đây, hay đánh giá của bên thứ ba độc lập đều là những tiêu chí khách quan giúp giải quyết bất đồng mà không ai cảm thấy thua cuộc.
- Nguyên tắc thứ năm là biết BATNA của mình. BATNA là viết tắt của Best Alternative To a Negotiated Agreement, tức là phương án tốt nhất bạn có thể thực hiện nếu cuộc đàm phán thất bại hoàn toàn. Biết rõ BATNA của mình giúp bạn biết khi nào nên chấp nhận thỏa thuận và khi nào nên rời bàn đàm phán. Thỏa thuận tồi hơn BATNA của bạn không đáng để ký, trong khi thỏa thuận tốt hơn BATNA là đáng cân nhắc nghiêm túc dù chưa hoàn hảo.
Các chiến thuật đàm phán thực chiến
Nắm vững nguyên tắc là nền tảng nhưng đàm phán thực tế đòi hỏi những kỹ thuật cụ thể có thể áp dụng trực tiếp trong từng tình huống. Dưới đây là những chiến thuật thực chiến được kiểm nghiệm qua thực tiễn.
Kỹ thuật đặt mỏ neo thông minh là việc đưa ra đề xuất đầu tiên một cách có tính toán vì con số hay điều khoản đầu tiên được đặt ra thường ảnh hưởng không tương xứng đến toàn bộ cuộc đàm phán tiếp theo. Đề xuất đầu tiên nên vừa đủ tham vọng để tạo không gian nhượng bộ nhưng vẫn phải có lý và được hỗ trợ bởi căn cứ thực tế để không bị bác bỏ ngay từ đầu.
Kỹ thuật im lặng có chiến lược là một trong những công cụ mạnh nhất trong đàm phán mà nhiều người lại không tận dụng. Sau khi đưa ra đề xuất hay câu hỏi quan trọng, hãy im lặng và kiên nhẫn chờ đợi phản hồi. Sự im lặng tạo ra áp lực tâm lý tự nhiên khiến người nghe muốn lấp đầy khoảng trống, và thường những thông tin quan trọng nhất được tiết lộ trong những khoảnh khắc im lặng đó.
Kỹ thuật đặt câu hỏi mở để khám phá lợi ích thực sự của đối phương là một trong những công cụ đàm phán hiệu quả nhất. Thay vì hỏi bạn muốn mức giá bao nhiêu, hãy hỏi điều quan trọng nhất với công ty bạn trong thỏa thuận này là gì hay điều gì sẽ khiến thỏa thuận này không thành công từ góc nhìn của bạn. Những câu hỏi như vậy thường mở ra những cuộc trò chuyện có chiều sâu hơn nhiều và tiết lộ những lợi ích ẩn mà cả hai bên có thể cùng tìm cách đáp ứng.
Những sai lầm phổ biến trong đàm phán kinh doanh
Hiểu những gì không nên làm đôi khi quan trọng hơn biết những gì nên làm, đặc biệt vì những sai lầm trong đàm phán thường có hậu quả khó khắc phục.
Sai lầm phổ biến nhất là đến bàn đàm phán mà không chuẩn bị kỹ lưỡng. Chuẩn bị không chỉ là biết mình muốn gì mà còn là hiểu đối phương cần gì, biết thị trường và tiêu chuẩn ngành, xác định rõ BATNA của mình và dự đoán những đề xuất và phản bác có thể xảy ra. Nhà đàm phán được chuẩn bị tốt hơn thường chiếm ưu thế ngay cả khi có vị thế thương lượng yếu hơn về mặt lý thuyết.
Sai lầm thứ hai là nhượng bộ đơn phương. Khi bạn nhượng bộ mà không nhận lại điều gì, bạn không chỉ mất đi giá trị cụ thể mà còn gửi đi tín hiệu rằng các lập trường của bạn có thể bị mài mòn bởi áp lực, khuyến khích đối phương tiếp tục đẩy thêm. Mọi nhượng bộ đều nên đi kèm với điều kiện hoặc đổi lại điều gì đó từ phía đối phương.
Sai lầm thứ ba là tập trung quá nhiều vào ngắn hạn mà bỏ qua mối quan hệ dài hạn. Trong kinh doanh, hầu hết các đối tác đàm phán quan trọng đều là những người bạn sẽ làm việc cùng nhiều năm. Thắng một cuộc đàm phán theo kiểu ép buộc đối phương đến giới hạn có thể giúp bạn có được điều khoản tốt hơn lần này nhưng thường gây ra chi phí ẩn rất lớn trong mối quan hệ và sự hợp tác về sau.
Xây dựng năng lực đàm phán bền vững
Kỹ năng đàm phán không phát triển qua việc đọc sách hay tham dự hội thảo mà qua việc đàm phán thực sự, phản tư về những gì đã xảy ra và học hỏi có hệ thống từ từng trải nghiệm.
Sau mỗi cuộc đàm phán quan trọng, dành thời gian ghi lại những gì đã diễn ra tốt, những gì không hiệu quả, những khoảnh khắc bạn bị bất ngờ và những gì bạn sẽ làm khác đi. Đây là hình thức học hỏi hiệu quả nhất vì nó dựa trên kinh nghiệm cụ thể của chính bạn chứ không phải kinh nghiệm chung chung của người khác. Tìm những người cố vấn hoặc đồng nghiệp đàm phán giỏi để quan sát và học hỏi cũng là con đường ngắn nhất để phát triển kỹ năng này, vì nhiều bài học đàm phán tinh tế chỉ có thể nhận ra khi quan sát người có kinh nghiệm thực chiến trong tình huống thực tế.
Kết luận
Kỹ năng đàm phán và thương lượng là một trong những năng lực tạo ra tác động cao nhất trên mỗi giờ đầu tư phát triển trong sự nghiệp kinh doanh. Nhà quản lý đàm phán tốt không chỉ tạo ra những thỏa thuận có lợi hơn mà còn xây dựng được những mối quan hệ đối tác bền chặt hơn và giải quyết xung đột nội bộ hiệu quả hơn, tất cả đều góp phần trực tiếp vào kết quả kinh doanh dài hạn.
Phát triển kỹ năng đàm phán đòi hỏi sự kết hợp giữa hiểu biết về tâm lý con người, kiến thức về chiến lược kinh doanh và năng lực giao tiếp, những mảng kiến thức đều được tích hợp trong chương trình Cử nhân Quản trị kinh doanh từ xa tại Trường Đại học Intracom. Chương trình được xây dựng theo hướng phát triển năng lực thực chiến thông qua các tình huống thực tiễn, giúp người học không chỉ hiểu lý thuyết đàm phán mà còn xây dựng được phản xạ và tư duy cần thiết để ứng xử linh hoạt trong những cuộc đàm phán thực sự có áp lực. Với hình thức học 100% online linh hoạt, người đang đi làm có thể vừa học vừa thực hành ngay trong công việc hàng ngày mà không cần gián đoạn sự nghiệp.
Liên hệ tư vấn cử nhân từ xa trực tuyến đại học Intracom:
Địa chỉ:
- Hồ Chí Minh: Tầng 1-2, Tòa QCoop Building, Số 150 Nguyễn Xí, Phường Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
- Hà Nội: Tầng 2-3, Tòa 17T4, Hapulico Complex, Số 1 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội
Website: https://intracom-onschool.edu.vn/
Hotline: 0934543996
Leave a Reply