Có một nghịch lý phổ biến trong môi trường làm việc: những người bận rộn nhất không phải lúc nào cũng là những người hiệu quả nhất. Nhiều người trong lịch trình dày đặc cuộc họp, đầy ắp email chưa đọc và liên tục chạy từ deadline này sang deadline khác nhưng cuối ngày vẫn cảm thấy chưa hoàn thành được gì thực sự quan trọng. Đây không phải vấn đề về năng lực mà là vấn đề về cách quản lý thời gian. Với nhà quản trị tương lai, đây là một trong những kỹ năng cần được đầu tư sớm và nghiêm túc nhất, vì thời gian là tài nguyên duy nhất không thể tái tạo và cũng là thứ quyết định phần lớn đến hiệu quả lãnh đạo.
Tại sao quản lý thời gian lại đặc biệt quan trọng với nhà quản trị?
Với nhân viên thực hiện, phần lớn thời gian được dành cho một loại công việc cụ thể theo phân công rõ ràng. Nhưng với nhà quản trị, bức tranh hoàn toàn khác. Một ngày làm việc của người quản lý thường bị chia nhỏ bởi vô số yêu cầu từ nhiều phía: nhân viên cần hỗ trợ, khách hàng cần phản hồi, ban lãnh đạo cần báo cáo, các vấn đề phát sinh cần xử lý ngay. Do tính chất của công việc quản lý, các lãnh đạo doanh nghiệp thường xuyên bị phân tán tư tưởng bởi những việc phát sinh đột ngột, việc này chưa xong, việc kia đã tới.
Trong bối cảnh đó, nhà quản trị không quản lý được thời gian sẽ liên tục bị kéo vào vai trò phản ứng thụ động thay vì dẫn dắt chủ động. Họ sẽ luôn bận nhưng không bao giờ đủ thời gian để suy nghĩ chiến lược, phát triển đội ngũ hay làm những việc thực sự tạo ra giá trị dài hạn. Quản lý thời gian tốt không phải là làm được nhiều việc hơn mà là đảm bảo thời gian được dành cho đúng việc, đúng mức độ ưu tiên.
Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Nền tảng của mọi quyết định thời gian
Một trong những công cụ tư duy quan trọng nhất trong quản lý thời gian là ma trận Eisenhower, chia công việc thành bốn ô dựa trên hai trục: quan trọng và khẩn cấp. Ô thứ nhất gồm công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, cần làm ngay. Ô thứ hai gồm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, cần lên kế hoạch để làm. Ô thứ ba gồm công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, nên ủy quyền cho người khác. Ô thứ tư gồm công việc không quan trọng và không khẩn cấp, nên loại bỏ.
Phần lớn nhà quản trị kém hiệu quả dành quá nhiều thời gian ở ô một và ô ba, tức là liên tục xử lý khủng hoảng và phản hồi những yêu cầu khẩn cấp từ người khác, mà không đầu tư đủ thời gian vào ô hai, nơi chứa những công việc quan trọng nhất cho sự phát triển dài hạn như xây dựng chiến lược, phát triển kỹ năng, xây dựng quan hệ và lập kế hoạch. Hiểu và áp dụng được sự phân biệt này là bước đầu tiên để thay đổi cách phân bổ thời gian có chủ đích hơn.
Các phương pháp quản lý thời gian thực tiễn
Từ nền tảng tư duy đó, có một số phương pháp và kỹ thuật cụ thể được chứng minh hiệu quả trong thực tế quản trị.
Đặt mục tiêu SMART và lập kế hoạch từ mục tiêu
Mục tiêu SMART không chỉ cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, mà còn giúp tất cả mọi người hiểu rõ lý do tại sao cần bám đuổi mục tiêu. Việc đặt mục tiêu SMART giúp tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi, loại bỏ sự lãng phí thời gian, nhân lực. Khi mục tiêu rõ ràng, việc phân bổ thời gian trở nên dễ dàng hơn vì mọi quyết định về thời gian đều có thể được đánh giá qua một câu hỏi đơn giản: việc này có đóng góp vào mục tiêu đang theo đuổi không?
Quy tắc 4D: Do, Dump, Delegate, Defer
Quy tắc 4D là phương pháp giúp cho việc quản lý công việc trở nên hiệu quả hơn bằng cách xác định và xử lý các nhiệm vụ theo từng bước cụ thể. Do là xác định những công việc cần được thực hiện ngay lập tức. Dump là nhận biết và loại bỏ những công việc không quan trọng hoặc không cần thiết. Delegate là ủy quyền những công việc người khác có thể làm tốt không kém, và Defer là hoãn lại những việc quan trọng nhưng chưa cần làm ngay để sắp xếp thời gian thích hợp hơn. Áp dụng 4D giúp nhà quản trị xử lý inbox và danh sách công việc nhanh hơn và bớt bị overwhelmed.
Nguyên tắc Pareto 80/20
Nguyên tắc Pareto đặt mức trọng yếu vào sự cân đối giữa kết quả chiếm 80% và đầu vào chiếm 20%. Nhận biết 20% nhiệm vụ quan trọng tạo ra 80% kết quả là một trong những cách tư duy giúp nhà quản trị tập trung đúng chỗ. Trong danh sách công việc dài, không phải tất cả đều có tầm quan trọng như nhau. Xác định được nhóm 20% công việc tạo ra phần lớn kết quả và ưu tiên chúng sẽ giúp hiệu suất tổng thể tăng lên đáng kể.
Lập lịch theo khối thời gian (Time Blocking)
Thay vì để lịch trình bị chi phối bởi những yêu cầu đến từ bên ngoài, time blocking là kỹ thuật chủ động đặt trước các khối thời gian trong lịch cho những công việc quan trọng cần sự tập trung sâu. Ví dụ, hai giờ đầu buổi sáng dành cho công việc chiến lược và không nhận cuộc gọi hay trả lời email. Các nghiên cứu về năng suất cho thấy công việc đòi hỏi tư duy sâu cần ít nhất 90 phút liên tục không bị gián đoạn để đạt được trạng thái tập trung cao độ và cho ra kết quả chất lượng.
Những thói quen phá vỡ quản lý thời gian mà nhiều nhà quản trị mắc phải
Biết phương pháp là một chuyện, nhưng nhận ra và loại bỏ những thói quen ngầm đang phá vỡ kỷ luật thời gian mới là thách thức thực sự. Kiểm tra email và tin nhắn liên tục là một trong những thói quen tiêu tốn thời gian lớn nhất mà ít người nhận ra. Với việc kiểm tra email, có thể thực hiện mỗi 2 tiếng đồng hồ, đảm bảo không bị làm phiền khi đang trong quá trình xử lý công việc khác quan trọng và cấp bách hơn, mà vẫn không khiến việc đọc và hồi âm thư từ bị chậm trễ.
Hoàn hảo hóa không cần thiết là thói quen khác: dành quá nhiều thời gian để hoàn thiện một sản phẩm ở mức 95 đến 100% trong khi 80% đã đủ để ra quyết định. Không biết từ chối cũng làm lịch trình của nhà quản trị bị lấp đầy bởi những yêu cầu của người khác mà không phải ưu tiên của mình. Và đa nhiệm thực ra không tiết kiệm thời gian mà thường làm chậm tiến độ của mọi việc vì não bộ cần thời gian chuyển đổi giữa các loại công việc khác nhau.
Ủy quyền: Kỹ năng quản lý thời gian của nhà lãnh đạo
Một điểm mà nhiều người mới bước vào vai trò quản lý thường bỏ qua là ủy quyền hiệu quả chính là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất của nhà lãnh đạo. Khi nhà quản trị vẫn đang tự tay làm những việc có thể được thực hiện tốt bởi thành viên trong nhóm, họ đang tiêu thụ thời gian của mình vào những công việc dưới mức năng lực và bỏ lỡ những công việc chỉ họ mới có thể và cần phải làm. Ủy quyền không phải là đẩy việc cho người khác mà là phân công đúng người, đúng việc, với đủ quyền hạn và sự hỗ trợ cần thiết, để nhà quản trị giải phóng thời gian cho các công việc có giá trị chiến lược cao hơn.
Kết luận
Quản lý thời gian hiệu quả không phải là tài năng bẩm sinh mà là kỹ năng có thể học và rèn luyện. Với nhà quản trị tương lai, đầu tư vào kỹ năng này ngay từ sớm sẽ tạo ra lợi thế tích lũy theo thời gian: nhiều thời gian hơn cho tư duy chiến lược, ít căng thẳng hơn vì deadline, và hiệu quả lãnh đạo cao hơn trong dài hạn.
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong nhiều năng lực cốt lõi mà chương trình đào tạo Cử nhân Quản trị kinh doanh từ xa trực tuyến tại trường Đại học Intracom hướng đến trang bị cho người học. Chương trình kết hợp kiến thức chuyên môn và kỹ năng thực tiễn theo khung năng lực số, phù hợp với người vừa đi làm vừa học nhờ hình thức học online 100% linh hoạt. Sau khi tốt nghiệp, bạn nhận bằng Cử nhân được Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận, đủ điều kiện xét lương, nâng ngạch và mở ra cơ hội thăng tiến rõ ràng trong hành trình trở thành nhà quản trị chuyên nghiệp.
Liên hệ tư vấn cử nhân từ xa trực tuyến đại học Intracom:
Địa chỉ:
- Hồ Chí Minh: Tầng 1-2, Tòa QCoop Building, Số 150 Nguyễn Xí, Phường Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
- Hà Nội: Tầng 2-3, Tòa 17T4, Hapulico Complex, Số 1 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội
Website: https://intracom-onschool.edu.vn/
Hotline: 0934543996
Leave a Reply